Waarom beoordelingsgesprekken belangrijk zijn

Om medewerkers, breed en optimaal inzetbaar te houden is het belangrijk dat er regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken worden gehouden.

Ook als u in een klein team werkt en uw medewerkers dagelijks spreekt is het dringend aan te raden om minstens een keer per jaar een beoordelingsgesprek te voeren. Het is een goed instrument om personeelskwesties adequaat aan te pakken en uw medewerkers te helpen om zich naar een hoger functioneringsniveau te ontwikkelen.

Het houden van beoordelingsgesprekken is vaak een ondergeschoven kindje. Leidinggevenden hebben er vaak geen tijd voor (of zin in) en medewerkers vinden dat ze het gesprek maar moeten ‘ondergaan’ en dat ze er niet veel mee kunnen. Uit onderzoek is gebleken dat:

• 20% van ondervraagde medewerkers zich ergert aan de onduidelijkheid over de beoordelingscriteria.
• Beoordelingsgesprekken vaak als erg subjectief worden ervaren. Dat komt mede omdat er in de meeste gevallen slechts sprake is van één beoordelaar: de direct leidinggevende.
• Opmerkingen die tijdens het beoordelingsgesprek worden gemaakt, sluiten te weinig aan bij de feedback en coaching die medewerkers door het jaar heen, krijgen. Of liever gezegd: die ze níet krijgen.

Een goed beoordelingsgesprek verhoogt echter het werkplezier en beïnvloed op een positieve wijze de bedrijfsresultaten. Met een heldere beoordelingssystematiek, bijvoorbeeld op basis van competentiemanagement of performancemanagement kun je de prestaties van medewerkers benoemen, bijsturen en beoordelen.

 

Het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek

Een functioneringsgesprek wordt meestal halverwege het jaar gevoerd en is een tweezijdig gesprek. Het grootste verschil met een beoordelingsgesprek is dat er wordt gekeken naar de toekomst. Er worden concrete afspraken gemaakt om de medewerker optimaal inzetbaar te houden of te krijgen. Ook kan besproken worden wat er moet worden gedaan om de capaciteiten van de medewerker optimaal te benutten. Welke ambities heeft een medewerker en welke loopbaanmogelijkheden zijn haalbaar? En wat moet er dan gedaan worden om dit te bereiken?

Een functioneringsgesprek is vooral gericht op het ontwikkelen van de medewerker en heeft nooit (financiële of disciplinaire) consequenties.

Tips voor een functioneringsgesprek:

• Leg gemaakte afspraken over het (verbeteren van) het functioneren goed vast en kom ze ook na.
• Spreek een medewerker er tijdig op aan als het niet goed gaat. Doe dit niet pas bij het beoordelingsgesprek.
• Spaar ergernissen en complimenten niet op. Geef werknemers regelmatig feedback op hun functioneren of complementeer ze als ze iets goed hebben gedaan (dit motiveert meer dan u misschien denkt!)
• Maak aantekeningen van de feedback die u tussendoor geeft. Dan hoeft u in beoordelingsgesprek niet alleen te putten uit een paar feiten van de afgelopen weken, maar dan heeft u een volledig beeld.

Indien desondanks blijkt dat gemaakte afspraken aan het einde van het jaar niet zijn gehaald, dan komt dit tijdens beoordelingsgesprek aan de orde en worden er maatregelen genomen.

 

Eenzijdig karakter beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek heeft, anders dan een functioneringsgesprek, een eenzijdig karakter. De leidinggevende beoordeelt (vaak aan het einde of het begin van het jaar) het functioneren van de medewerker. Hieraan kunnen consequenties worden verbonden, zoals bijvoorbeeld het toekennen van een salarisverhoging of een bonus.

Tips voor een goed beoordelingsgesprek

• Hanteer een objectieve systematiek door medewerkers te beoordelen op vooraf gestelde doelstellingen of te behalen competenties.
• Bereid het gesprek goed voor. Gebruik beoordelingsformulieren die u hierbij ondersteunen.
• Zowel de leidinggevende als de medewerker behoren voorafgaand aan het beoordelingsgesprek al in grote lijnen te weten wat voor onderwerpen tijdens het gesprek zijn te verwachten. Aan de hand van gemaakte afspraken tijdens bijvoorbeeld eerdere functioneringsgesprekken weten zowel leidinggevende als werknemer wat het afgelopen jaar goed is gegaan en wat niet.
• Pas op voor de zgn. valkuilen bij het voeren van het gesprek.

De consequenties van een beoordelingsgesprek (salarisverhoging, bonus, promotie, overplaatsing, outplacementtraject) mogen voor uw werknemer nooit als een verrassing komen.

Beoordelingsgesprek en slecht functioneren

Hoe vervelend het ook is, elke leidinggevende wordt wel eens geconfronteerd met een werknemer die niet goed functioneert. Een beoordelingsgesprek kan het moment zijn om over te gaan tot overplaatsing of zelfs ontslag. Dat is een belangrijke reden om een beoordelingsgesprek goed voor te bereiden en goed uit te voeren.

Daarbij is het belangrijk dat u een goed en nauwkeurig dossier opbouwt. Maak tijdens gesprekken altijd aantekeningen en verwerk dit in een verslag. Uit een (ontslag)dossier moet blijken dat u de medewerker de kans heeft gegeven om zijn functioneren te verbeteren en dat u uw medewerker daarbij heeft ondersteund.

• Houdt daarom regelmatig gesprekken en geef duidelijk aan wat u van uw medewerker verwacht, bespreek wat is fout gegaan en maak heldere en concrete afspraken om dit te verbeteren.
• Refereer in vervolggesprekken naar de gemaakte afspraken, bespreek wat de status is en geef – indien nodig – aan wat de redenen zijn waarom iets niet goed is gegaan.
• Maak altijd een verslag van gesprekken die gaan over het functioneren van uw medewerker. Of bevestig de gemaakte afspraken per e-mail (en bewaar deze in het dossier van de medewerker).

Als de situatie mogelijk leidt tot ontslag, voer dan een extra (beoordelings-)gesprek en geef in dit gesprek duidelijk aan wat de reden van dit gesprek is en meld de mogelijke consequenties, bijvoorbeeld ontslag, bij het uitblijven van verbetering van het functioneren.

 

Meer informatie of behoefte aan ondersteuning?
Wanneer u behoefte heeft aan ondersteuning bij het voeren van (beoordelings-) gesprekken, bijvoorbeeld in de vorm van een objectieve systematiek, een stappenplan, begeleiding, adviezen en/of  tips voor de uitvoering,  neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag.